Van eindeloos praten naar een puntige zaakdialoog

Voor een deel van mijn werkzame leven ben ik bezig met het ontwikkelen en implementeren van beleid. Als ik dat vertel roept dat bij 'lijn'mensen vaak een stevige weerstandsreactie op in de trant van: "Als beleidsmaker weet je niet wat het echte (bedrijfs)leven vraagt". Die reactie kan ik begrijpen want in mijn lijnfuncties heb ik ook negatieve beleidservaringen gehad. Maar in mijn staffuncties heb ik ook de negatieve kant van lijnfuncties gezien en ervaren. Wat er vervolgens gebeurt is dat we vertrekkend vanuit beide invalshoeken elkaar gaan uitleggen waarom iets juist wel of niet moet gebeuren. Eindeloos gepraat.... en uiteindelijk irritatie: "jij snapt het gewoon niet".

 

Hoe kan je als beleidsmaker dit een positieve kant op laten bewegen?

 

Hierbij is het allereerst van belang om onderscheid te maken tussen een 'dun' en een 'dik' probleem (vrij naar Hans Vermaak). Bij een 'dun' probleem heeft het weinig zin om er heel veel tijd en discussies aan te besteden, daar moet je binnen een beperkte termijn een duidelijk onderbouwd besluit over nemen. Bijvoorbeeld het Bestuur wil een andere organisatiestructuur (het geraamte) doorvoeren om het geheel beter te besturen. Uiteraard moet dit goed besproken worden met de managers die mede verantwoordelijk zijn voor het besturen maar doe dit met een beperkte groep. Het 'dikke' probleem is vervolgens: hoe laten we dit geraamte goed bewegen (hoe moeten de spieren en zenuwen goed verbonden worden), op welke manier willen we met elkaar samenwerken? Om deze vragen te beantwoorden moeten alle lagen van de organisatie betrokken worden. Maar als er te veel tijd en energie in de eerste fase wordt gestopt dan is er voor dit cruciale deel van de verandering geen puf meer. De verandering strandt.....

 

Stap 1 is dus een duidelijk onderbouwd beleidsbesluit zodat je weet wat je morgen kan oppakken. Nou dat is wel een punt. Beleidsmensen laten zich vaak met een vage opdracht het bos in sturen en raken onderweg de weg kwijt. Dat is niet omdat ze niet slim zijn maar omdat ze verdomd loyaal aan hun bestuurders zijn. Ze gaan met de twijfels/overtuigingen van de bestuurder en hun eigen twijfels/overtuigingen aan de slag: heel veel praten met heel veel mensen of eenzaam achter hun bureau heel veel schrijven.

 

Dit kan echt anders. Niet door een cursus Adviesvaardigheden te volgen maar door het aanpakken van een concreet vraagstuk, door van elkaar (lijn en staf) te leren met vallen en opstaan. Dit doe je door het organiseren van de zaakdialoog.

 

Op basis van mijn ervaringen kan ik de volgende punten meegeven:

·        een beleidsstuk moet leiden tot actie: "Oh, dus dit kan ik morgen oppakken";

·        daarom wil ik allereerst van mijn opdrachtgever weten: wat moet ik opleveren; wat is de eindsituatie waar mijn opdrachtgever tevreden mee is? Ik ga verder met een voorlopig akkoord van de opdrachtgever op de gewenste eindsituatie;

·        dit werk ik uit in door mij ingeschatte 'grote brokken', ik ga het afpellen. Dat kan ik als ik een professional op dat gebied ben. Anders moet ik daar andere professionals bij betrekken;

·        de beoogde situatie en de 'grote brokken' leg ik in dialoogsessies aan stakeholders voor in de zin van: hoe zie jij dit en wat brengt jou in beweging? Want 'werkend' beleid sluit aan op de beleefde werkelijkheid;

·        door het afpellen breng ik in kaart waar betrokkenen het over eens zijn en waar niet;

·        over onderdelen waar men het niet over eens is kan nogmaals een zaakdialoog gevoerd worden;

·        dan pas schrijf ik het hele beleidsstuk voor de bestuurder waarin afwegingen zijn opgenomen. Op basis hiervan kan een duidelijk (onderbouwd) beleidsbesluit genomen kan worden.

Het bovenstaande klinkt simpel, dat is waar. Maar benadrukken dat alles complex en dynamisch is zorgt voor mist. Overigens lopen ego's en belangen hier vaak in de weg. Het voeren van een puntige zaakdialoog en een goede regie helpen om zicht te houden op de hoofdweg zodat je bij de eindbestemming komt!

 

P.S. Een voordeel hierbij is dat er minder (lange) beleidsstukken ontwikkeld worden, een mooie manier om verspilling tegen te gaan! Meer informatie:

·        ww.profdialoog.nl; voor begeleiding bij het organiseren van een zaak- of professionele dialoog.

 

·        Hans Vermaak; Plezier beleven aan taaie vraagstukken (2009).

Reactie schrijven

Commentaren: 0